Mijn werknemer meldt zich ziek, wat moet (en mag) ik ermee?

 

Het valt mij regelmatig op dat werkgevers zich niet houden aan de privacy-regels die gelden ten aanzien van zieke werknemers. Dit gebeurt in de regel niet met opzet, de werkgever is in veel gevallen simpelweg niet bekend met de geldende wet- en regelgeving.

 

Wet bescherming persoonsgegevens

 

Werkgevers dienen zich bij de verwerking van gegevens van hun werknemers te houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Onder het verwerken van gegevens wordt in de Wbp verstaan:

 

  • het verzamelen;

  • vastleggen;

  • ordenen;

  • bijwerken;

  • wijzigen;

  • opvragen;

  • raadplegen;

  • gebruiken;

  • verstrekken;

  • doorzenden;

  • verspreiden;

  • ter beschikking stellen;

  • samenbrengen;

  • met elkaar in verband brengen;

  • afschermen;

  • uitwissen en

  • vernietigen van gegevens.

 

Er kan dus heel wat fout gaan bij de verwerking van gegevens van werknemers.

 

Verwerking van de ziekmelding

 

Gegevens omtrent de gezondheid worden door de Wbp aangeduid als gevoelige persoonsgegevens. Het verwerken van gevoelige persoonsgegevens is in beginsel verboden. Dit betekent dat de werkgever bij een ziekmelding niet mag vragen wat de werknemer mankeert. Ook mag de werknemer niet informeren naar de beperkingen en/of mogelijkheden van de zieke werknemer. Vertelt de werknemer uit zichzelf wat er aan de hand is, dan mag de werkgever die informatie niet verwerken!

 

Concreet betekent dit dat de werkgever bij een ziekmelding slechts de volgende informatie mag vragen en verwerken:

 

  • het telefoonnummer en het (verpleeg)adres van de werknemer;

  • de vermoedelijke duur van het verzuim;

  • de lopende afspraken en werkzaamheden;

  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (N.B: daarbij mag niet specifiek worden gevraagd om welke vangnetbepaling het gaat);

  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

  • of de ziekte verband houdt met een ongeval waarbij een eventuele aansprakelijke derde betrokken is (is er een mogelijkheid tot regres?)

 

Wet verbetering poortwachter

 

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid dient de werkgever zich tevens te houden aan de Wet verbetering poortwachter. De werkgever is verantwoordelijk voor de re-integratie van de werknemer, en moet zich daarbij laten ondersteunen door een geregistreerde bedrijfsarts of een gecertificeerde arbodienst.

 

De bedrijfsarts of de arbodienst mag de werkgever alleen die gegevens verstrekken, die nodig zijn voor het vaststellen van de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratiemogelijkheden. Het betreft de volgende gegevens:

 

  • het arbeidsongeschiktheidspercentage;

  • de verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid;

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer in staat is;

  • eventueel: adviezen over te treffen maatregelen ten behoeve van de re-integratie.

 

Deze informatie dient te worden opgenomen in het re-integratiedossier. Het re-integratiedossier bevat dus geen informatie over diagnoses, behandelingen, therapieën, afspraken met artsen en wat dies meer zij. Medische informatie wordt bewaard in het medische dossier van de bedrijfsarts of arbodienst. De werkgever mag die informatie niet inzien, laat staan verwerken.

 

Wat als de werknemer toestemming geeft voor het verwerken van medische gegevens?

 

Ook als de werknemer toestemming geeft om zijn/haar medische gegevens te verwerken, doet de werkgever er verstandig aan om dit niet te doen. De Wbp stelt namelijk hoge eisen aan deze toestemming. De werknemer moet de toestemming in ondubbelzinnig, specifiek en in vrijheid hebben gegeven, en bovendien op de hoogte zijn van het feit dat hij hiertoe niet verplicht is. Slechts in uitzonderlijke situaties – bijvoorbeeld wanneer de werknemer aan epilepsie lijdt en plotseling aangewezen kan zijn op hulp van collega’s – kan verwerking van medische gegevens zinvol zijn.

 

Bewaartermijnen

 

De informatie die de werkgever wel mag verwerken, mag van de Wbp niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk. Bij kortdurende ziekte kan als vuistregel kan worden aangehouden dat het dossier tot maximaal twee jaar na einde van de arbeidsovereenkomst mag worden bewaard.

 

Is er sprake van langdurige arbeidsongeschiktheid, dan is een bewaartermijn van twee jaar na afronding van de re-integratie redelijk. Voor eigen risicodragers voor de Ziektewet geldt echter een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar.

 

In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld in regres-situaties of bij geschillen over arbeidsongeschiktheidsuitkeringen) kan een langere bewaartermijn geïndiceerd zijn.

 

Let op

 

Overtreding van de Wbp kan door de Autoriteit Persoonsgegevens bestraft worden met een fikse boete. 

 

 

Please reload

Recente berichten

Please reload

© Boerleder Advocatuur & Mediation